الخطوط العامة لانشاء مشروعك الخاص

المشاريع تملأ حياتنا اليومية سواء كانت على الصعيد العملي او الحياتي، فكل مبادرة تولد منتج او خدمة فريده يعتبر مشروع، فشراء سيارة هو مشروع حياتي بدأ بفكرة وانتهى بمنتج، و السفر الى دولة معينة هو ايضا مشروع بدء بفكرة مغامرة وانتهى برضاء نفسي ، والذهاب الى مطعم او سينما ايضا يندرج تحت اسم مشروع ... اي مبادرة لها ميزانية معينة، واطار زمني معين، وهدف معين يمكن ان يطلق عليه مشروع ... وكذلك بالنسبة الى الشركات او الحكومات، تقوم الشركات بتبني منهج المشاريع لتحقيق اهدافها السنوية مثل زيادة ارباح الشركة بمقدار 10% او تبني نظام تكنلوجي معين لهدف تقليل التكاليف او زيادة الكفاءة، فالمشاريع هي القناة التي من خلالها تحول الاهداف المكتوبة على الورق الى واقع له اثر على الارباح والتكاليف ... لكن كل مشروع له خصائصه، قد يكون مشروع شخصي سريع لا يحتاج الى اطار زمني طويل لكن يحتاج الى ميزانية ضخمه مثل مشروع شراء سيارة فاخرة لاحد الافراد ذو الدخل المتدني، او مشروع دولي ضخم يضم اكثر من دولة يهدف الى تعزيز الاستقرار السياسي والاقتصادي العالمي ...

وهناك فرق بين ادارة المشاريع والادارة التشغيلية، المشروع هو مبادرة لها بداية ولها نهاية ولها ميزانية معينة لإنتاج سلعة او خدمه فريده، بعكس العمل التشغيلي، فهو عمل روتيني يومي او اسبوعي وشهري ليس لديه نهاية، يتم تكراره بشكل دوري ... لذلك طريقة ادارة المشروع تختلف عن ادارة الاعمال التشغيلية من ناحية الميزانية او التخطيط وادارة التحديات والموارد البشرية ...

اول خطوة لأنشاء اي مشروع هو الحصول على فكرة " ولادة الفكرة"،  وهي البذرة الاولى للمشروع، وهذه المرحلة قد تكون صعبة جدا  اذا كان البحث عن شيء غير موجود او لم يتم تطبيقه من قبل، الفكرة تحتاج الى ابداع ذهني مثل خلق علاج لمرض معين او تكنلوجيا حديثة او صنع الة معينة، و قد تكون سهلة بحيث تكون الفكرة مستوحاه من الواقع ومطبقه من قبل افراد او شركات واخذت حاصلها في السوق من حيث النتائج والوسائل والطرق التنفيذية مثل انشاء مطعم تقليدي ... في جميع الاحوال الفكرة هي اساس المشروع، وهي اللبنة الاولى التي تقف عليها جميع الخطوات القادمة. من اهم عوامل النجاح في هذه المرحلة هي تدوين الافكار "العصف الذهني"، كتابة الافكار على الورق لها اثر كبير جدا، قد تكون الفكرة جيده في عقل الانسان، لكن بمجرد كتابتها على الورق تتضح بانها ناقصة او غير مجدية او العكس صحيح، قد تكون الفكرة مبدئيا سيئة وان العقل لا يتقبلها، لكن بمجرد كتابتها تتولد افكار ثانوية تدعم الفكرة الرئيسية لتكون عنوان مشروع ناجح ... لذلك يجب تدوين جميع الافكار سواء كانت صورتها المبدئية جيده او سيئة ...

الخطوة الثانية هي دراسة جدية الفكرة وامكانية تطبيقها سواء كانت الدراسة من الناحية المالية او من الناحية التنفيذية، فقد تكون الفكرة جميلة جدا وفعالة لكن الموارد المالية المتوفرة لدى الفرد او شركة لا تغطي تكاليف انشائها، او قد تكون السيولة متوفرة لكن المردود المالي المرجو من المشروع بعد انشائه ليس جذاب بحيث تكون نسبة المردود السنوي ضئيلة جدا اذا ما قورنت بفرصة تجارية اخرى او مشروع اخر ... اما بالنسبة للناحية التنفيذية، يجب دراسة امكانية تطبيق هذه الفكرة على ارض الواقع، قد تكون فكرة طيران الانسان بارتداء حذاء يحتوي على جهاز دفع فكرة جميلة، لكن تطبيقها باستخدام التكنلوجيا الحالية غير ممكن، او فكرة اخرى كإنشاء مشروع لبيع سيارات كلاسيكية للسيارات فاخرة لكن القوانين الحكومية تمنع بيع او استيراد سيارات القديمة ... لذلك اختبار الفكرة او دراسة الجدوى هو عباره عن اداة لتقليل التكاليف وتجنب مخاطر الخسائر من خلال فحص جدوائية المشروع قبل البدء بالتنفيذ. سنتحدث في المقالات القادمة عن كيفية القيام بدراسة الجدوى للمشاريع التجارية.

الخطوة الثالثة هو التخطيط، وهو سر النجاح، كلما كان التخطيط دقيق وسليم، كلما زادت فرصة نجاح المشروع، عملية التخطيط عملية شاملة لكل نواحي المشروع بحيث تحدد احتياجات المشروع وعمليات الاتصال، وكيفية ادارة الموارد البشرية، كيفية التعامل مع الشركات والموردين ونوع العقود، وحجم الميزانية والاطار الزمني للمشروع، ومستوى الجوده المطلوبة ... مرحلة التخطيط تهدف الى انشاء معيار تقيس به مدى نجاحك في الادارة خلال تنفيذك للمشروع وتضع المقاييس التي من خلالها تستطيع ان تحدد ما اذا كان المشروع قد حقق النتيجة المرجوة ام ابتعد عن المسار الصحيح وانتهى بالفشل ...

المرحلة الرابعة هي مرحلة التنفيذ، وهي عبارة عن تطبيق الخطة التي تم تصميمها في المرحلة السابقة وتوزيع المهام على اعضاء الفريق واستخدام الموارد في انتاج المنافع المطلوبة ...

المرحلة الخامسة هي مرحلة المتابعة والمراقبة، وهي مرحلة تمثل مقود المركبة، بحيث توجه المشروع الى الطريق الصحيح في حالة الانحراف، وتعطي الحلول المناسبة في حالة مواجهة صعوبات في مرحلة التنفيذ، فهي تسلط الضوء وتراقب كفاءة العاملين وكفاءة الخطة، ومدى التزام النفذين بالخطة ومعايير النجاح ... فهي المسطرة التي من خلالها يقاس الاداء الحالي وتوقع المستقبل من حيث التكاليف والمدة الزمنية

المرحلة الاخيرة هي مرحلة انهاء المشروع والتي تشمل على انهاء العقود والحصول على الموافقات الرسمية وتدوين الملاحظات المهمة التي تم تعرف عليها خلال المشروع، وتعتبر هذه الملاحظات من اهم عوامل النجاح لدى الشركات بحيث تستخدمها لتجنب الاخطاء في المشاريع المستقبلية ...

ستة خطوات تلخص حياة المشروع وترسم الخطوط العامة لأي مشروع  سواء كان مشروع تجاري او حياتي، كبير او صغير، لكن نسبة الرسمية في كل خطوة تختلف بحسب نوع المشروع واهميته ...  في المقالات القادمة سنتطرق الى الخطوات التفصيلية لكل مرحلة ونشرح كيفية تطبيقها بشكل سريع وفعال يناسب اصحاب المشاريع والشركات الصغيرة ...